Un «meeting planner» o «planificador de eventos» es un profesional especializado en la organización y coordinación de eventos, especialmente aquellos relacionados con reuniones, conferencias, convenciones y otros tipos de encuentros empresariales. El rol principal del meeting planner es asegurarse de que el evento se desarrolle sin problemas y cumpla con los objetivos establecidos.
Las responsabilidades de un meeting planner pueden incluir:
Planificación y logística: El meeting planner es responsable de planificar todos los aspectos logísticos del evento, como la selección del lugar, el diseño del espacio, la contratación de proveedores (catering, audiovisuales, transporte, etc.), la gestión de alojamiento para los asistentes y la coordinación de horarios y agendas.
Presupuesto y negociación: El meeting planner se encarga de establecer y administrar el presupuesto del evento, negociar contratos con proveedores y buscar oportunidades para obtener descuentos o tarifas preferenciales. También es responsable de controlar los gastos y garantizar que el evento se mantenga dentro del presupuesto establecido.
Programación y contenido: El meeting planner colabora con los organizadores del evento para desarrollar el programa y la agenda. Esto implica coordinar las presentaciones, paneles, sesiones educativas u otras actividades específicas que se llevarán a cabo durante el evento. También puede estar involucrado en la selección de oradores o expertos en el tema.
Coordinación y gestión del personal: Durante el evento, el meeting planner supervisa y coordina a todo el personal involucrado, incluyendo a los miembros del equipo de soporte, el personal de registro, los guías o asistentes, y cualquier otro personal necesario para garantizar el buen desarrollo del evento.
Evaluación y seguimiento: Después del evento, el meeting planner puede realizar una evaluación del mismo, recopilando retroalimentación de los asistentes y analizando los resultados en relación con los objetivos establecidos. Esto permite identificar áreas de mejora y proporcionar recomendaciones para futuros eventos.
En resumen, un meeting planner desempeña un papel fundamental en la organización y gestión de eventos empresariales. Su objetivo es garantizar que el evento se desarrolle de manera eficiente, satisfaciendo las necesidades de los participantes y logrando los objetivos establecidos.
