Se te presenta la oportunidad de organizar un evento y no sabes por donde empezar. El menú, la música ambiental para el ingreso de los asistentes, el diseño de las invitaciones y cientos de detalles más que te podrían estresar si no lo tomas con calma.
Es verdad que existen muchos detalles a la hora de organizar un evento, sea este social o corporativo, y escoger el espacio idóneo en donde reunirás a tus asistentes e invitados no es tarea fácil, aquí es donde realmente empieza el éxito de tu evento y no puedes fallar.
Al principio tendrás muchas dudas al tratar de escoger el sitio ideal, lo importante es pensar en estos 3 puntos importantes:
1. El objetivo y las razones del porqué realizas tu evento
2. Las emociones que manifestarán tus invitados durante el evento, no olvides que un evento más que una reunión es una experiencia.
3. Lograr engranar el punto 1 y el punto 2 para obtener los resultados positivos que buscas al organizar tu evento.
Muchas veces las empresas no tienen la más mínima idea de cómo escoger un buen espacio para sus eventos, ni tan pequeño ni tan grande podría ser una directriz a seguir, pero no sólo el tamaño importa, sino que se conjugan varias características y criterios técnicos que es importante tomarlos en cuenta desde la conceptualización del evento.
A continuación, te explicaremos en simples rasgos sobre qué debes analizar para escoger el espacio ideal para el evento que estés realizando.
PÚBLICO OBJETIVO
Debes enfocarte en tu público objetivo y la relación que les une a ti o a la empresa que representas, muy especialmente en el posible interés que ellos puedan tener hacia tu evento. La edad promedio de tus invitados es un punto importante que debes considerar. No está por demás sugerirte que para lograr tus objetivos necesitas que tus invitados y asistentes se sientan mimados, privilegiados y satisfechos y lograrás una primera buena impresión con el lugar apropiado para la reunión.
UBICACIÓN
Que problema llegar a un evento que no fue bien planificado y tener que aparcar mi vehículo a unas 6 o 7 cuadras de distancia. Suele ocurrir en los casos de grandes ferias cuya asistencia es masiva, pero en el caso de un evento corporativo mediano el parqueo no debe ser una mala experiencia. La ubicación escogida para el evento hablará bien de ti y/o de tu marca, es también un asunto de versatilidad y status.
LA COMUNICACIÓN
Un evento para ser exitoso debe cumplir con su objetivo, es decir con el mensaje que desea transmitir con la realización del evento, sea una boda, convención o evento corporativo. El mensaje del evento está total e íntimamente relacionado con el objetivo que te has impuesto. Un mensaje claro y ante todo nítido permite que los resultados se cumplan de la mejor manera.
EL AFORO
El aforo comprende la capacidad del espacio para recibir de manera adecuada a todos tus invitados. Escoger el espacio idóneo para tu evento asegura la comodidad de los asistentes y te permite alcanzar tus objetivos.
No debemos olvidar que hoy en día es de vital importancia que todo espacio cuente con verdaderos protocolos de bioseguridad y distanciamiento, como medidas de autoprotección en contra de la propagación del Coronavirus. La pandemia de Covid19 nos trajo una nueva realidad que nos acompañará un buen tiempo, por tanto, escoge siempre un lugar o espacio que tome muy en serio estas regulaciones y protocolos.
ESTETICA Y PERSONALIZACIÓN DEL EVENTO
La estética del evento y del espacio marcan realmente la diferencia y trata de combinar aspectos decorativos que logren una verdadera inspiración. La creatividad que le des a tus ideas podrá lograr con mayor efectividad los objetivos que buscas.
Siempre juega con 2 o 3 opciones de espacios en los que combinas la ubicación, dimensiones y servicios complementarios que se adapten a tus necesidades. Debes estar consciente que los equipos técnicos que uses en tu montaje deben ocupar sus espacios sin que sean un estorbo para tus invitados, entre esos los equipos audiovisuales, música, iluminación, menaje, etc.
PRESUPUESTO
Debes ser creativo para desarrollar tu evento, pero también realista. Mucha creatividad e inspiración con seguridad hará de tu factura a pagar sea un gran problema, por eso mantén los números muy cerca al organizar tu evento. Debes manejar al menos 3 escenarios y adaptarte al que más se ajusta a tu bolsillo, sin perder la calidad por cantidad.
CATERING
La comida y bebida. Hemos llegado a lo que se considera uno de los temas más importantes, ya que el espacio y el servicio de catering están muy relacionados al tipo de servicio que se planifica dar a los comensales, en otras palabras, la gastronomía termina definiendo cualquier encuentro.
Dentro de este punto la planificaciòn y distribución de los espacios para el montaje y todos los equipos a utilizar para la reuniòn se definen desde el momento que se escoge el lugar para la celebración.
La consideración de que si el evento serà desarrollado de pie o sentado te muestra el tipo de servicio de catering que debes escoger, luego de eso te deberás concentrar en el menú y sus diferentes opciones. No olvides que al final de todo evento siempre del catering se hablarà para bien o para mal, por eso debes definirlo y destacarlo de la mejor manera con profesionalismo y distinción.
Finalmente, no es lo mismo hacer un evento para 1000 que para 100 personas, pero si planificas y analizas todos estos puntos con seguridad estarás lejos de tomar una mala decisión. Céntrate en tus invitados, en su comodidad y las emociones que desees que ellos experimenten con tu evento.
Analiza y visualiza tu evento en todo momento, será como una guía que te ayudará a tomar las mejores decisiones para organizarlo.
